Prava ispitanika prema GDPR-u: što vaša tvrtka mora omogućiti

GDPR pojedincima daje niz prava nad njihovim osobnim podacima, a vašoj tvrtki nameće obvezu da ta prava omogućite. Nisu teorijska. Ispitanik koji zatraži svoje podatke ili njihovo brisanje, a ne dobije odgovor u roku, može podnijeti pritužbu AZOP-u, što često pokreće nadzor. Ovaj tekst objašnjava koja su prava, u kojem roku i obliku odgovarate te kada smijete zahtjev ograničiti ili odbiti.

Ovo je dio našeg potpunog vodiča kroz GDPR. Postupke za prava ispitanika uspostavljamo kroz sigurnosni program i rizik.

Sedam prava ispitanika

Prava su propisana člancima 15. do 22. GDPR-a. Ne primjenjuju se sva u svakoj situaciji, ali tvrtka mora znati ispuniti svako.¹

Rok i oblik odgovora

Na zahtjev odgovarate bez nepotrebne odgode, a najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja. Rok se može produljiti za dodatna dva mjeseca za složene ili brojne zahtjeve, uz obavijest ispitaniku. Odgovor je u pravilu besplatan; naknadu ili odbijanje smijete primijeniti samo kod očito neutemeljenih ili pretjeranih zahtjeva. Prije postupanja razumno provjerite identitet podnositelja.¹

Kako postupiti sa zahtjevom

Zahtjev može stići e-poštom, pismom ili usmeno, i ne mora spominjati GDPR da bi bio valjan. Zato je važno imati unaprijed pripremljen postupak.

1. 01
   Zaprimite i evidentirajte

   Zabilježite zahtjev i datum, jer od njega teče rok od mjesec dana.
2. 02
   Provjerite identitet

   Razumnim sredstvima potvrdite da zahtjev dolazi od ispitanika ili ovlaštene osobe.
3. 03
   Pronađite podatke

   Locirajte sve podatke o ispitaniku u svim sustavima, uključujući kod izvršitelja obrade.
4. 04
   Procijenite iznimke

   Provjerite postoje li zakonski razlozi za ograničenje ili odbijanje dijela zahtjeva.
5. 05
   Odgovorite u roku

   Dostavite tražene informacije ili obrazloženo odbijanje unutar mjesec dana.
6. 06
   Dokumentirajte

   Sačuvajte zapis o zahtjevu i postupanju, jer GDPR traži dokazivost.

Iznimke i ograničenja

Prava ispitanika nisu apsolutna. U određenim situacijama smijete zahtjev ograničiti ili odbiti, ali to morate moći obrazložiti.

• Zakonska obveza čuvanja podataka, primjerice računovodstvenih, može spriječiti brisanje.
• Prava i slobode drugih osoba mogu ograničiti pristup dijelu podataka.
• Očito neutemeljeni ili pretjerani zahtjevi mogu se naplatiti ili odbiti, uz obrazloženje.
• Pravo na brisanje ne primjenjuje se kad je obrada nužna za ostvarivanje prava na slobodu izražavanja ili za pravne zahtjeve.

Zahtjev ispitanika nije administrativna smetnja, nego trenutak u kojem se vidi znate li uopće koje podatke imate i gdje su. Tko to ne zna, ne može odgovoriti u roku.

Što ako ne ispunite zahtjev

Ispitanik koji ne dobije odgovor u roku ili smatra da je zahtjev neopravdano odbijen može podnijeti pritužbu AZOP-u.² To često pokreće nadzor, a propusti u postupanju s pravima spadaju u teže povrede koje nose više kazne. Zato je jednostavan, uvježban postupak najbolja zaštita.

Kako Raptoric pomaže

Kroz sigurnosni program i rizik uspostavljamo evidencije i postupke koji omogućuju da na zahtjev ispitanika odgovorite točno i u roku, jer iza svakog prava stoji sposobnost da pronađete i kontrolirate podatke. Dogovorite uvodni razgovor.